Термин «управление заинтересованными сторонами» звучит немного утомительно, как рутина в конце череды сложных задач. Мы также можем склоняться к тому, чтобы считать управление заинтересованными сторонами чем-то вроде вспомогательной, профессиональной политической игры, а не чем-то абсолютно необходимым для продвижения проекта.
Когда мы думаем об этом в таких терминах или похожим образом, может быть очень легко решить полностью отказаться от управления заинтересованными сторонами.
Но эти представления об управлении заинтересованными сторонами ошибочны.
Что такое управление заинтересованными сторонами?
Давайте разберёмся, что такое управление заинтересованными сторонами. Это способ:
- Стратегически достигать лучших результатов, привлекая нужных людей в нужный момент.
- Учитывать различные точки зрения тех, чьё мнение может наилучшим образом прояснить ситуацию.
- Распределять работу между соответствующими сторонами для оптимального и эффективного достижения целей.
Мы подробно рассмотрим определение управления заинтересованными сторонами, разбив его на три части. Такой подход должен помочь улучшить вашу стратегию управления заинтересованными сторонами.
- Во-первых, мы разберём его на уровни вовлечённости, показав, как у разных заинтересованных сторон разные потребности, и продемонстрировав, что прогресс в проекте может идти более оптимально, когда нужные заинтересованные стороны своевременно вовлечены в процесс.
- Далее мы покажем, что управление заинтересованными сторонами — это не то же самое, что просто частое общение или слишком интенсивное общение. Это более тонкий подход к обмену информацией, который варьируется от заинтересованной стороны к заинтересованной стороне и может меняться по мере продвижения проекта.
- Наконец, мы рассмотрим, как управление заинтересованными сторонами на самом деле связано со строительством отношений, что может принести дивиденды, когда речь идёт о высоких результатах и карьерном росте в долгосрочной перспективе.
Давайте приступим!
Познакомьтесь с авторами
1. Разделите управление заинтересованными сторонами на уровни вовлечённости
Отчасти причина, по которой идея управления заинтересованными сторонами может показаться немного поверхностной, заключается в том, что сам термин расплывчат.
Вам часто нужна разная поддержка от разных заинтересованных сторон, но многие подходы относятся ко всем одинаково. Заинтересованные стороны в проекте могут быть ключевыми игроками, чей вклад необходим для продвижения работы. Или заинтересованные стороны могут относиться к более периферийным членам команды или межфункциональным коллегам, для которых достаточно обновлений о прогрессе.
Может быть полезно систематизировать вовлечённость наших заинтересованных сторон в разные уровни участия в проекте, используя систему Awareness, Alignment и Inclusion. Мы рассмотрим этот план управления заинтересованными сторонами и используем менеджера по продукту, работающего в технологической компании, чтобы показать, как различное участие в работе может помочь менеджеру по продукту более оптимально довести проект до финиша.
Включение заинтересованных сторон
Уровень Inclusion должен включать заинтересованные стороны, которые выполняют работу в проекте. Эти заинтересованные стороны необходимы для достижения цели. Мы помещаем их в самый внутренний круг нашей схемы, потому что они активно участвуют в продвижении проекта.
В цикле разработки продукта менеджер по продукту, скорее всего, включит в число заинтересованных сторон уровня включения инженеров, дизайнеров и аналитическую группу.
Согласование заинтересованных сторон
Уровень Alignment должен включать любые заинтересованные стороны, подробный вклад которых имеет решающее значение для успеха проекта, даже если они не участвуют в повседневной работе. В цикле разработки продукта заинтересованные стороны уровня включения могут включать группу поддержки клиентов и отделы продаж, с которыми группы продуктов должны регулярно согласовывать свою работу.
Осведомлённость заинтересованных сторон
Уровень Awareness относится к внешнему кругу заинтересованных сторон в этой трёхъярусной схеме. Эти заинтересованные стороны не участвуют в повседневной работе и не нуждаются в предоставлении подробных сведений для успеха проекта, но им требуется информация о ходе проекта. В цикле разработки продукта менеджер по продукту хотел бы держать в курсе руководителей и межфункциональные команды, чтобы те могли учитывать прогресс группы продуктов в своей работе.
Чтобы улучшить свою общую стратегию управления заинтересованными сторонами, разделите своих заинтересованных сторон на уровни включения, согласования и осведомлённости для любых проектов, над которыми вы работаете.
2. Найдите оптимальную частоту общения для каждой заинтересованной стороны
Хотя у нас может возникнуть соблазн рассматривать управление заинтересованными сторонами как политический манёвр, полезно понимать, что на самом деле оно больше связано с общением, чем с демонстрацией вашего прогресса.
Однако важно различать правильное количество общения и чрезмерное общение. Вы хотите постоянно отслеживать и обновлять, как часто вашим заинтересованным сторонам необходимо участвовать. Для некоторых ситуаций еженедельное обновление — это слишком часто, для других — в самый раз.
Вы можете избежать чрезмерного общения, если:
- Определите, как часто ваши заинтересованные стороны должны получать обновления, и последовательно выполняйте это.
- Предоставляйте информацию, ориентированную на аудиторию, чтобы они знали, что вы идёте с ними в ногу.
- Будьте активным слушателем, чтобы всегда учитывать проблемы заинтересованных сторон.
Адам Гренье, бывший вице-президент по продуктам и маркетингу в Bloom Institute (ранее Lambda School), говорит, что именно целенаправленное управление заинтересованными сторонами привело к успешному запуску продукта, который используется до сих пор.
Он объясняет, что, хотя потребность в новом продукте была признана, команды продаж, инструкторы и продуктовые команды привыкли решать проблемы изолированно, используя собственные электронные таблицы и отслеживание данных.
Когда он приступил к созданию продукта, он консультировался с каждой отдельной командой еженедельно и предоставлял отчёт о ходе работы, который говорил напрямую о проблеме, которая больше всего волновала команду. Он подчеркнул, что еженедельная коммуникация имела смысл для этой высоко вовлечённой группы, потому что они хотели знать, что уникальные потребности их команды в отслеживании данных учитываются при создании нового продукта.
Поскольку он хорошо знал свою аудиторию, он давал ей наиболее актуальную информацию, что, в свою очередь, побудило их больше инвестировать в проект. Без их поддержки и согласованности проект мог бы быть отложен в пользу чего-то другого.
Ещё одна вещь, которую Адам делал во время своих еженедельных отчётов о статусе с межфункциональными заинтересованными сторонами, — это активное слушание. Он говорит:
«Хорошие менеджеры по продуктам слушают, а великие менеджеры по продуктам продолжают слушать».
Мы можем обобщить это утверждение и сказать, что хорошие коллеги слушают, а великие коллеги продолжают слушать.
Полезно рассматривать управление заинтересованными сторонами как набор отношений, которые вы оцениваете в каждом конкретном случае. Если вы попытаетесь чрезмерно общаться со всеми, вы не только потеряетесь в море электронных писем, сообщений в Slack и обновлений, вы, вероятно, потеряете свою аудиторию и подкрепите негативное восприятие того, что такое управление заинтересованными сторонами на самом деле.
3. Рассматривайте управление заинтересованными сторонами как построение отношений
Чтобы раз и навсегда избавиться от негативного восприятия управления заинтересованными сторонами, полезно переосмыслить характер отношений. Один из способов улучшить управление заинтересованными сторонами и построить отношения — это поиск так называемых «мостовых партнёров» с людьми, с которыми вы согласовываете цели и результаты.
Мостовые партнёры — это профессиональные коллеги, с которыми вы можете построить долгосрочные взаимовыгодные отношения, которые растут и развиваются с течением времени. Первоначальная цель в этом случае состоит в том, чтобы менеджер по продукту нашёл коллегу, с которым он будет регулярно общаться, чтобы лучше узнать работу своего мостового партнёра.
Установление эффективных отношений с мостовым партнёром приводит к трём ключевым положительным результатам с течением времени:
- Повышенная направленность согласования.
- Более эффективное партнёрство в мышлении.
- Более мотивированные команды.
Мы также можем рассматривать наших мостовых партнёров или профессиональных коллег как тип управления заинтересованными сторонами.
В этом случае управление заинтересованными сторонами — это взаимовыгодное альянс, основанный на желании узнать больше о том, что делает другой человек. Чтобы было понятно, мостовой партнёр не обязательно должен быть человеком, с которым вы работаете изо дня в день, но это тот, кто может помочь вам лучше понять других членов команды, с которыми вы регулярно взаимодействуете.
Существует множество способов, с помощью которых человек может использовать своего мостового партнёра. В примере с менеджером по продукту мостовым партнёром является человек, у которого он может получить совет, как лучше всего добиться ежедневных результатов продукта, или он может дать информацию о том, как определить новые возможности. Менеджеры по продукту могут налаживать партнёрские отношения с инженерами, дизайнерами и аналитиками данных, которые также находятся на том же этапе своей карьеры.
Эти отношения взаимовыгодны, поскольку служат долгосрочными инвестициями в карьеру каждого человека. Такой подход к управлению заинтересованными сторонами чрезвычайно полезен в любой отрасли или бизнесе.
Что означает управление заинтересованными сторонами для вашей карьеры
Как видите, управление заинтересованными сторонами является существенным и необходимым компонентом любого совместного проекта. Есть три разных способа улучшить и внедрить управление заинтересованными сторонами непосредственно в нашу работу:
- Помните, что управление заинтересованными сторонами — это своего рода собирательный термин, и что, систематически организуя наших заинтересованных сторон в рамках системы Awareness, Alignment, Inclusion, мы можем рассмотреть, насколько вовлечённым должен быть каждый человек и как общаться. Это поможет нам организовать общение с каждым типом заинтересованных сторон.
- Управление заинтересованными сторонами не равносильно чрезмерному общению. Вы хотите привлекать людей в нужное время и в нужном темпе. Это то, что нужно постоянно оценивать по мере развития проектов и отношений.
- Управление заинтересованными сторонами — это просто построение отношений. Чрезвычайно ценно формировать партнёрские отношения или профессиональные альянсы с заинтересованными сторонами в смежных командах, чтобы вы могли наладить естественные партнёрства и использовать друг друга для повышения общей производительности.