К сожалению, нет школы для будущих владельцев бизнеса, и никто не показывает, как читать отчёт о прибылях и убытках. Предполагается, что вы должны делать это сами.
Тем не менее, так легко потеряться во всех этих цифрах, особенно если у вас нет опыта управления финансами бизнеса и вы не знаете, что искать.
В Fuelfinance наша миссия — сделать финансы простыми и доступными для всех, как и должно быть. Поэтому мы создали это руководство по чтению и анализу отчёта о прибылях и убытках, чтобы улучшить ваши финансовые показатели.
Важные правила чтения отчёта о прибылях и убытках
Вот два правила, которые мы всегда держим в уме при чтении отчёта о прибылях и убытках:
Отчёт о прибылях и убытках должен составляться на основе начисления
Согласно принципам учёта по методу начисления, выручка должна регистрироваться не тогда, когда получены деньги, а когда доставлены товары или оказаны услуги. Этот принцип обеспечивает завершение транзакции и точное отражение дохода.
Также вы должны записывать расходы, когда они выставлены счётом, независимо от того, оплачиваете ли вы их до или после. Это гарантирует, что все ваши финансовые отчёты малого бизнеса (в данном случае отчёт о прибылях и убытках) покажут фактическую стоимость товаров и услуг, предоставленных компанией за определённый период.
Сравнение для более глубокого понимания
Чтобы получить точное представление и ещё более глубокое понимание ваших отчётов о прибылях и убытках, всегда полезно сравнить их со следующими данными:
- Предыдущие периоды: сравнение отчётов о прибылях и убытках с предыдущими периодами, например, с прошлым кварталом или прошлым годом, помогает выявить тенденции в финансовом состоянии компании. Это показывает, растёт ли ваша компания, остаётся ли на том же уровне или снижается, и помогает оценить успех прошлых стратегий.
- План или бюджет: сравнение отчётов о прибылях и убытках с планом или бюджетом компании проверяет, насколько компания достигает своих финансовых целей. Это показывает разницу между ожиданиями и реальностью, помогая менеджерам принимать более взвешенные решения.
- Тот же месяц предыдущего года (в случае сезонности): сравнение отчётов о прибылях и убытках с отчётами за тот же месяц прошлого года позволяет вам выявить тенденции и сезонные изменения. Учёт этих предсказуемых взлётов и падений может значительно улучшить финансовое прогнозирование для стартапов.
- Операционные показатели: сравнение отчётов о прибылях и убытках с операционными показателями, такими как объёмы продаж или производственные затраты, показывает, как повседневная деятельность влияет на ваши финансовые результаты. Это помогает понять, насколько хорошо операции компании способствуют её прибыли.
Как читать отчёт о прибылях и убытках: пошаговое руководство
Нет необходимости нанимать внешнего финансового директора, чтобы помочь вам прочитать отчёт о прибылях и убытках. Однако большинство руководств на эту тему написаны для профессионалов и звучат гораздо сложнее, чем есть на самом деле.
Именно поэтому мы создали руководство «как читать отчёт о прибылях и убытках для чайников», чтобы показать вам, что это может сделать каждый, даже без предварительного опыта.
1. Анализ плана/факта и изменений MoM в выручке или чистой прибыли
Прежде чем объяснять, как анализировать отчёт о прибылях и убытках, давайте разберёмся, чем отличаются компании, поддерживаемые за счёт венчурного капитала, которым следует анализировать выручку, и прибыльные предприятия, которым следует сосредоточиться на чистой прибыли.
Компании, поддерживаемые за счёт венчурного капитала, — это обычно стартапы с различными моделями SaaS-финансирования, которые получают деньги от инвесторов на разных этапах, таких как раннее посевное финансирование и последующее финансирование роста, тогда как прибыльные предприятия — это компании, у которых доходы превышают расходы.
Первые должны анализировать выручку, выполняя план/фактический анализ и анализ изменений дохода из месяца в месяц (MoM). Кроме того, они могут анализировать выручку по потокам доходов, средней цене за единицу или пользователя, количеству клиентов, пользователей и продуктов и т. д.
Вторые должны анализировать чистую прибыль, выполняя анализы, аналогичные анализам компаний, поддерживаемых за счёт венчурного капитала. Они могут анализировать чистую выручку, сравнивая её с денежным потоком или рассчитывая разницу между денежными средствами и прибылью.
2. Анализ ключевых изменений MoM
Сравнение месяца с предыдущим (MoM) анализирует, как конкретная финансовая метрика меняется от одного месяца к другому. Предприятия отслеживают MoM, чтобы выявить тенденции, найти закономерности и отслеживать изменения с течением времени.
Анализ MoM может быть применён практически ко всем ключевым метрикам SaaS, таким как продажи, прибыль, количество клиентов и операционные расходы.
Основное внимание при анализе MoM уделяется расчёту процентного изменения между двумя месяцами (как с точки зрения доходов, так и с точки зрения расходов), что помогает показать, увеличивается ли метрика, уменьшается или остаётся на том же уровне.
Давайте проиллюстрируем это на нескольких примерах.
Для части, касающейся доходов, рассмотрите как ваш регулярный доход, так и разовые платежи.
Если у вашего бизнеса несколько потоков доходов, вам следует сосредоточиться не только на общей динамике доходов, но и на изменениях, которые произошли от месяца к месяцу для каждого потока, и уметь объяснить эти изменения.
Возможно, вы отменили или изменили один из своих продуктов. Или, возможно, вы заметили значительный рост в одном из ваших потоков доходов, связанный с вашими маркетинговыми и продажами усилиями за предыдущий период.
С другой стороны, вы также должны проанализировать, изменились ли ваши расходы или увеличились, и почему, но мы рассмотрим это подробнее в следующем разделе.
Если некоторые из ваших категорий расходов значительно увеличились, это не обязательно повод для паники. Главное, чтобы вы могли объяснить все изменения MoM и полностью понимать, что за ними стоит. Вот и всё.
Наконец, после учёта как доходов, так и расходов, вы должны увидеть, как изменилась ваша чистая прибыль от месяца к месяцу. Мы говорим о EBITA (прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации) или вашем чистом доходе MoM.
Основная цель — увидеть, есть ли предсказуемое изменение в соответствии с вашими ожиданиями, бюджетом и финансовым прогнозом.
3. Анализ крупнейших расходов в вашем отчёте о прибылях и убытках и изменений MoM
Крайне важно регулярно определять ваши самые большие расходы и видеть, как они меняются каждый месяц. Это помогает управлять затратами, планировать бюджеты, снижать риски и, конечно, увеличивать валовую прибыль.
Вот некоторые из наиболее значительных расходов, на которые вам следует обратить внимание при анализе вашего отчёта о прибылях и убытках:
- COGS: себестоимость проданных товаров представляет собой расходы, связанные с производством товаров или услуг, которые вы продали за определённый период времени. COGS включает прямые затраты, такие как материалы, рабочая сила, упаковка и т. д.
- SG &A: коммерческие, общие и административные расходы (SG&A), также известные как операционные расходы, — это все остальные расходы, которые не связаны напрямую с производством или доставкой вашего продукта или услуги. Например, расходы на маркетинг, аренду и коммунальные услуги. Вычитание этого показателя показывает вам только операционный доход, но ещё не конечную прибыль.
- Процентные расходы: если ваш бизнес брал деньги взаймы или использовал кредитную карту, вам, вероятно, приходится ежемесячно выплачивать проценты. Ваши процентные расходы — это общая сумма процентов, которую вы выплатили кредиторам за период, указанный в отчёте о прибылях и убытках.
- Налоги на прибыль: это налог, который вы уплатили на основе вашего заработанного дохода. Он отражает часть вашего дохода, которая идёт на налоги, которая может быть рассчитана на основе применимых налоговых ставок и вычетов.
4. Анализ крупнейших отклонений плана/факта
Анализ наиболее значительных различий между тем, что вы планировали или закладывали в бюджет, и тем, что произошло на самом деле, как показано в вашем отчёте о прибылях и убытках, помогает вам увидеть, насколько хорошо ваш бизнес работает по сравнению с вашими целями.
Многие предприятия устанавливают амбициозные цели и часто не достигают запланированных показателей выручки, чистой прибыли или валовой прибыли.
Если есть большая разница между вашими целями и тем, чего вы достигли, не волнуйтесь. Это ожидаемо, особенно если у вас ограниченный опыт в финансовом прогнозировании. Единственный способ научиться лучше планировать финансы малого бизнеса — начать это делать, и ваши прогнозы будут более точными с каждым разом.
Ключевой момент — увидеть, почему вы не достигли своих целей и задач, и что вам нужно изменить, чтобы привести их в соответствие с вашим бюджетом в следующие месяцы.
Понимание этих различий позволяет вам принимать взвешенные решения и улучшать управление деньгами, планирование на будущее и показывать инвесторам, что вы всё контролируете. Также хорошее программное обеспечение для финансового моделирования может помочь вам подготовиться ко всем потенциальным будущим сценариям, чтобы ничто не могло вас удивить.
Когда речь идёт об анализе плана и фактических данных, большинство основателей сосредотачиваются на прибыли, которая не была достигнута. Но что, если вы обнаружите, что у вас в бюджете есть свободные средства?
Звучит здорово, но это не обязательно. Допустим, вы запланировали тратить 20 000 долларов на маркетинг каждый месяц. И вы видите, что тратите только 5 тысяч долларов на маркетинг вместо 20 тысяч.
В этом случае неполное использование бюджета не обязательно означает экономию денег. Может случиться так, что если вы не тратите достаточно на маркетинг, вы можете не генерировать достаточно продаж для достижения целевого уровня выручки.
Поэтому анализ плана и фактических данных также помогает вам выявить категории, по которым вы не тратите достаточно средств в соответствии с бюджетом и общей стратегией бизнеса — что часто упускается из виду. В Fuelfinance мы даём вам рекомендации о том, где вы должны тратить больше, а где сократить расходы, чтобы помочь вам грамотно составить бюджет и достичь ваших целей (но об этом позже).
5. Планирование на следующий месяц
Теперь, когда у вас есть эти сведения, вы должны использовать их для планирования предстоящего месяца. Это означает составление финансового прогноза или ежемесячный обзор бюджета.
Мы видим, что многие предприятия не делают этого, придерживаясь годовых планов и создавая бюджеты только один раз в год, не пересматривая их. Это большая ошибка, поскольку рынки нестабильны, и через пару месяцев первоначальный бюджет, который вы создали в начале года, может оказаться необоснованным.
Например, вы могли установить очень амбициозную цель по выручке в декабре. Вы моргнули, и вдруг июль, а ваш бизнес ещё не достиг этой цели, и кажется маловероятным, что вы приблизитесь к ней в ближайшее время.
Не волнуйтесь, однако. Теперь, когда вы знаете это, вы можете пересмотреть свои цели соответствующим образом и сохранить амбициозную цель на весь год, но также установить базовый бюджет и установить минимальные цели, чтобы увидеть, как работает ваш бизнес, и сможете ли вы достичь их первыми.
Если вы не хотите делать это вручную, инструменты для финансового планирования, такие как Fuelfinance, могут помочь вам автоматизировать процесс.
Как часто следует читать отчёт о прибылях и убытках?
Вы должны анализировать свои отчёты о прибылях и убытках каждый месяц, в идеале к пятому дню. Не паникуйте — обычно это занимает меньше часа, и в долгосрочной перспективе это сэкономит вам много времени и усилий.
Если ваш ежемесячный период закрытия длится дольше, это нормально сделать это после пятого числа. Однако вы не должны ждать 20–30 дней после окончания месяца, так как будет слишком поздно начинать планирование и принимать решения на следующий месяц. Начало раньше гарантирует, что у вас будет информация для эффективного планирования и контроля над финансами.
Пример чтения отчёта о прибылях и убытках
Как Fuelfinance может вам помочь?
Зачем создавать финансовые отчёты вручную и возиться с электронными таблицами, когда есть способ автоматизировать это?
Наш инструмент может помочь вам сделать это, а также многое другое! Программное обеспечение Fuelfinance специализируется на управлении финансами стартапов и малого бизнеса.
Помимо надёжного инструмента, вы также получите неограниченную поддержку от нашей команды финансовых экспертов. Мы помогаем вам читать отчёты о прибылях и убытках и обеспечивать соответствие вашим критериям признания выручки.
Вот некоторые из основных функций нашего программного обеспечения:
- Финансовые отчёты: Fuelfinance позволяет вам генерировать все три финансовых отчёта с помощью всего нескольких кликов (отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств и балансовый отчёт).
- Всеобъемлющая информационная панель: наша информационная панель позволяет вам отслеживать все ваши значительные цифры по мере их поступления. Мы также предлагаем конкретные KPI на основе вашей модели финансирования стартапа и потоков доходов.
- Финансовое планирование и анализ: наш инструмент помогает стартапам точно и ясно прогнозировать своё финансовое будущее. Мы предоставляем как консервативные, так и оптимистичные сценарии, чтобы вы могли планировать различные будущие результаты.
- Экспертная поддержка: как уже упоминалось, вы получите неограниченную поддержку от наших финансовых экспертов, выступающих в роли вашего частичного финансового директора, доступных, когда вам понадобится помощь. Они здесь, чтобы показать вам, как читать отчёт о прибылях и убытках, и многое другое. В отличие от других решений для финансового управления, которые взимают дополнительную плату за эту услугу, наша экспертная поддержка включена для всех платных клиентов, что сэкономит вам массу денег в долгосрочной перспективе.
- Расширенная автоматизация: вам больше не нужно будет обновлять электронные таблицы вручную. Наша платформа автоматизирует оформление документов, поддерживая ваши данные в актуальном состоянии, чтобы вы могли принимать решения уверенно.
- Интеграции: Fuelfinance интегрируется с QuickBooks, Stripe, Gusto, Wise, Brex, HubSpot и другим программным обеспечением для бухгалтерского учёта, которое вы можете уже использовать.
Если вы находитесь на стадии pre-seed и у вас нет бюджета для нашего полного пакета, мы вас поддержим.
Мы хотим познакомить вас с Bootstrap, нашим бесплатным решением для управления финансами для основателей стартапов на ранних стадиях, даже до получения финансирования.
Bootstrap упрощает ваши финансы и генерирует профессиональные отчёты, которые впечатляют инвесторов.
Вы можете использовать его для создания трёх основных финансовых отчётов совершенно бесплатно! Если вы хотите избежать ручного ввода данных, вы можете использовать интеграцию с QuickBooks для автоматизации ваших финансовых отчётов всего за 39 долларов в месяц.
Вот что вы также можете получить бесплатно (без скрытых затрат):
- Комплексная информационная панель для мониторинга ваших метрик SaaS;
- Готовые шаблоны для сравнения ваших планов с фактическими результатами;
- Образовательные видео, чтобы научиться проводить финансовый анализ и всё остальное, что вам нужно знать как основателю стартапа или владельцу малого бизнеса.
Готовы к финансовому спокойствию?
В Fuelfinance мы знаем, как тяжело может быть начать бизнес. Помимо всего прочего, вам теперь приходится иметь дело с финансовыми данными, к которым вы не подписывались.
Именно поэтому мы создали простой финансовый инструмент для малого бизнеса и владельцев стартапов. С его помощью вы можете легко управлять финансами своего бизнеса и генерировать отчёты о прибылях и убытках и другие финансовые отчёты, даже если вы не являетесь финансовым экспертом.
Кроме того, наши финансовые специалисты всегда рядом, чтобы поддержать вас. Это включает в себя рекомендации о том, как читать отчёт о прибылях и убытках и максимизировать вашу прибыль.
Запишитесь на демонстрацию сейчас, чтобы увидеть, как Fuelfinance может автоматизировать ваши финансы, упрощая работу вашего бизнеса.
Частые вопросы
Как анализировать отчёт о прибылях и убытках?
Начните с анализа изменений плана/факта и доходов или чистой прибыли MoM. Вам следует особенно сосредоточиться на выявлении любых существенных отклонений и определении ваших самых больших расходов. Затем сравните ваши фактические финансовые показатели с вашими планами (проведя анализ плана и фактических данных). Используйте эти сведения для составления финансового плана на следующий месяц.
Как читать отчёт о прибылях и убытках для чайников?
Ключевой момент — сравнить доходы вашей компании с её расходами. Подсчитайте общий доход и вычтите все затраты, чтобы получить конечную чистую прибыль. Вам не обязательно делать это вручную, поскольку существует множество инструментов, которые могут помочь вам автоматизировать этот процесс.
Как обобщить отчёт о прибылях и убытках?
Чтобы обобщить отчёт о прибылях и убытках, посмотрите на общий доход вверху и конечную чистую прибыль внизу, которая показывает вашу фактическую прибыль после вычета всех расходов. Вы также можете сосредоточиться на ключевых категориях расходов, таких как себестоимость проданных товаров, операционные расходы или налоги.